Jak spravovat zákaznickou agendu?

4. Zákaznická agenda

4.1 Založení zákazníckého účtu

Způsobů jak založit zákazní účet je celá řada. Jednak si zákazníci mohou založit účet sami přes volně přístupnou registraci, či si nechat založit účet během rezervace nebo si nechat založit účet administrátory.

Vytvoření účtu přes registraci

Zákazníkovi a potencionálnímu zájemci o rezervace je zpřístupněna registrace. Stačí, aby vaši zákazníci zadali e-mail a heslo. Následně jim přijde e-mail, kde je nutné potvrdit platnost e-mailové adresy. Poté se stači příhlásit a zákazník může používat registrovanou část rezervačního systému. Výhodou je třeba přehled o svých rezervacích.

Pro zjednodušení vytváření registrací jsme přidali i možnost registrace přes Facebook. Zákazníci pouze kliknou na tlačítko přihlášení přes Facebook účet a potvrdí a jsou přihlášeni.

Zákládání registrací zákazníci je možné vypnout a registrovat zákazníky pouze správci přes administrační rozhrazení. Pokud chcete zablokovat volné registrace, tak odškrtněte tuto volbu v sekci Nastavení -> Přístupnost –> Registrovat se mohou. Tato volba pro vás může být přínosná pokud chcete-li mít větší jistotu v zákaznikých účtech nebo nemáte dobré zkušenosti s vytváření rezervací přímo neznámými zákazníky.

Případně můžete vypnout pouze Facebook přihlašování v sekci Nastavení -> Přístupnost -> Facebook přihlašování.

Vytvoření účtu správcem rezervačního systému

Správci rezervačního systému (recepční nebo majitelé sportoviště) mohou zákládat nové zákaznícké účtu. V sekci zákazníci stačí, aby kliknuli nahoře vpravo na přidat nového zákazníka. Následně zadají jméno, e-mail, kontaktní a osobní údaje. Heslo se vygeneruje automaticky a je zasláno na zadaný zákazníkům e-mail.

Vytvoření účtu při rezervaci

Poslední možností, jak založit zákaznícký účet ja založit ho během vytváření rezervace. Máte-li zákazníka třeba na telefonu či recepci a rád by vytvořili rezervaci, tak není nic snazšího nežli o požádat o pár dalších údajů a založit mu rovnou zákaznický účet.

4.2 Nastavení osobních údajů

Pokud se prvně přihlásíte do vašeho nově vytvořeného rezervačního systému, první obrazovka, kterou uvidíte je obrazovka s nastavením vašeho uživatelského profilu. Pomocí formuláře na obrazovce máte možnost upravit informace o vaší osobě. Vyplněné údaje se budou zobrazovat u rezervací, které v systému vytvoříte vy. Tato obrazovka se zobrazí při prvním přihlášení každému novému uživateli systému. Změnu osobních údajů potvrdíte stiskem tlačítka Změnit údaje na konci formuláře. Přístup k osobním údajům uživatelů mají pouze uživatelé administrátoři rezervačního systému. Běžní uživatelé mají přístup pouze ke svým osobním údajům.

Nově vytvořený rezervační systém obsahuje pouze základní přednastavené hodnoty. V novém systému nejsou, kromě vás, jako administrátora (správce), obsaženi žádní jiní uživatelé a databáze rezervací je prázdná. Ověřit si to můžete kliknutím na položky Zákazníci resp. Rezervace v hlavním menu na levé straně obrazovky*.

* Poznámka: Zobrazujete-li Rezervačník na zobrazovacím zařízení o menším rozlišení dipleje, než je klasický monitor počítače, nachází se hlavní menu v horní části obrazovky a zobrazíte ho kliknutím na symbol Menu (čtvereček se třemi řádky).

4.3 Přehled zákazníkových rezervací

Každý registrovaný a přihlášený zákazník má možnost vidět přehled svých rezervací v sekci Můj účet -> Moje rezervace. Vidí zde uskutečněné či teprve plánované rezervace.

Po kliknutí na tlačítko s lupou je možné si zobrazit detail rezervace s historií rezervace a u teprve plánovaných je včas stornovat.

4.4 Zapomenuté heslo

Čas od času se může stát, že ke svému účtu zapomenete své heslo. V tom případě určitě oceníte jednoduchý formulář na zapomenuté heslo, kde stačí zadat e-mail, ke kterému účtu jste ho zapomněli a následně vám přijde odkaz na formulář, kde bude možné heslo změnit.

4.5 Vyhledávání zákazníků

Při běžném provozu rezervačního systému je nezbytné neustále spravovat databázi zákaznických kontaktů. Upravovat údaje o zákaznících na aktuálních či vidět jejich detaily. Tuto činnost je možné pohodlně provádět v sekci Zákazníci. Zákazníci je zde možné filtrovat ve vyhledávacím poli nahoře vpravo, řadit dle (Jména, příjmení, e-mail či telefonu) a takto pohodlně procházet celou agendu.

4.6 Editace zákazníků

Pro shlédnutí či upravení zákazníka stačí přes sekci Zákazníci vybrat a kliknout na řádek se zákazníkem, u kterého chcete zobrazit podrobnější informace – (rezervace, kontaktní a osobní údaje, slevy, změnit heslo a další).

Rezervace

V záložce Rezervace je přehled všech zákazníkových rezervací. Na tyto rezervace je možné přejít a zobrazit si jejich detail (pro přechod stačí kliknout na modré tlačítko).

Kontaktní údaje

Adresa, e-mail, telefon je možné změnit v záložce kontaktní údaje. Po změně klikněte na uložit změny.

Osobní údaje

Obdobně jako kontaktní je možné spravovat i údaje osobní – jméno, příjmení, pohlaví a datum narození.

Změna hesla

Stane-li se skutečnost, že zákazník zapomene heslo, tak nejrychlejší cesta k jeho obnově je přes záložku změna hesla a zaslat nové heslo. Následně se na zákazníkům e-mail zašlou nové přístupové údaje.

Rozšířené

Poslední záložka u zákazníka je rozšířené. Zde je možné nastavit výši slevy, oprávnění, odběr novinek, poznámku či účet smazat nebo deaktivovat.

Sleva – vybraným zákazníkům je možné nastavit slevu 0 – 100 %, kde u nově uskutečněných rezervací po slevě se automaticky slevená část odečte od ceny rezervace.

Oprávnění – je možné nastavit různé oprávnění – zákazník/recepční/majitel, více v sekci 4.7 oprávnění.

Odebírání novinek na e-mail – každý kdo má zaškrtnuto toto pole je ve vašem seznamu pro odběr novinek. Těm, kteří jsou v seznamu je možné zaslat hromadný e-mail v sekci Propagace -> Hromadný e-mail.

Aktivní – budete-li mít se zákazníkem problémy v podobě nesplácení rezervací apod. tak můžete zákaznický účet zablokovat a zamezit tím přístup k rezervacím. Pro povolení stačí pole znovu zaškrtnout.

Pro smazání účtu klikněte na tlačítko smazat účet vpravo dole.

4.7 Oprávnění a přístupy

V rezervačním systému Rezervačník jsou rozlišovány 4 stupně oprávnění s různými právy.

• Hosté – zákazníci, kteří nejsou registrováni
• Zákazníci (přihlášení) – registrovaní a přihlášení zákazníci
• Recepční  – obsluha rezervačního systému a sportoviště
• Majitelé – provozovatelé či majitelé sportoviště